تکالیف سازمان استان در فرایند تهیه و صدور شناسنامه به شرح زیر است:
۱ - تعریف و ایجاد صفحهی اختصاصی شناسنامه در سامانه پس از صدور دستور نقشه برای هر موردی که وفق درخواست متقاضی و مقررات پروانه موضوع این آییننامه صادر گردد.
۲ - بررسی فرایند تکمیل شناسنامه و صدور یا رد آن ( به همراه شرح ایرادها ) حداکثر پانزده روز کاری پس از تکمیل شناسنامه توسط شخص ذیصلاح مسئول در فرایند ساخت.
تبصره - عدم اظهار نظر و یا اقدام سازمان استان مبنی بر تأیید، رد و یا درج ایرادهای فرایند تهیه و صدور شناسنامه، ظرف پانزده روز کاری از زمان بارگذاری آخرین اطلاعات و تأییدیهها، به منزلهی تأیید مفاد شناسنامه بوده و شهرداری مربوط اقدام به صدور پایان کار ساختمان میکند.
۳ - بررسی شکایات مالکین از عدم تکمیل احتمالی شناسنامه یا ورود اطلاعات اشتباه یا غیرواقع اشخاص ذیصلاح و اصلاح آن در صورت لزوم وفق نظر کارشناس موضوع ماده ۲۷ قانون نظام مهندسی و کنترل ساختمان.
۴ - اصلاح ردهبندی انرژی، آب و شناسنامه بر اساس اعلام شخص ذیصلاح در طول بهرهبرداری ساختمان بر اساس درخواست متقاضی به مراجع صدور پروانه.
۵ - صدور نسخهی الکترونیک شناسنامه و ارسال آن از بستر سامانه به مراجع صدور پروانه.